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Ejemplos de Funciones de una Secretaria

Las funciones de una secretaria  pueden variar mucho dependiendo del jefe y de la persona que ejerce el puesto, aunque su trabajo depende mucho del tamaño de la empresa en que labora y el giro que ésta tiene. En muchas ocasiones una secretaria puede ser en realidad una asistente, aunque algunas puestos requieren de ambas.

Una secretaria puede ser exclusiva de una sola persona, o también puede asistir a toda una oficina, ésto dependiendo de las necesidades de cada empresa.

Ejemplos de funciones de una secretaria:

Una de las funciones de una secretaria  es la de filtrar las llamadas de su superior, tomar recados y pasarle únicamente aquellas que sean importantes y que solo pueda atender él.

Es la secretaria quien debe llevar un orden en la agenda de su superior, tanto en los números que ésta contiene, como el mantenerla actualizada, es necesario también, coordine reuniones, lleve un control en las citas, cursos, conferencias y cualquier tipo de compromiso que el jefe tenga.

Una secretaria se encarga también de dar a conocer a su jefe los pendientes que tiene a su cargo, así como darles seguimiento y revisar su cumplimiento.

Aquella persona que lleve a cabo el puesto de secretaria debe de realizar reportes de resultados de su área, de manera que éstos sean revisados por los altos mandos de la empresa, para que con éstos puedan tomar decisiones y crear estrategias para mejorar el desempeño de este departamento.

Otra de las importantes funciones de una secretaria es pedir cotizaciones a diferentes proveedores y elegir las mejores para presentarlas a su jefe directo.

En algunas ocasiones es la secretaria quien lleva el control de la caja chica de la oficina, misma que utiliza para realizar ciertas compras, usualmente de papelería y material de oficina.

La secretaria por lo general toma dictado y realiza escritos y se encarga de atender la oficina en ausencia de su jefe.

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Por : Morris

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