Una nota interna es una comunicación breve que circula dentro de una organización para informar, solicitar una gestión, encargar una tarea o dar seguimiento. Debe permitir reconocer quién escribe, a quién se dirige, cuál es el asunto y qué se espera de la persona destinataria.
Puede utilizarse entre áreas, entre personas del mismo nivel o en distintos niveles de responsabilidad, según el procedimiento de la organización. Si se dirige a otra entidad, comprueba qué documento y canal corresponden; compartir instalaciones o colaborar no convierte por sí solo la comunicación en interna.
Los seis modelos siguientes son ficticios. Adapta nombres, cargos, fechas, referencias y canales. Las casillas, el folio, la firma y el acuse dependen del formato utilizado: no todos los mensajes internos requieren una firma de recibido.
6 notas para situaciones distintas
La colección incluye un encargo de reunión, un aviso informativo, una solicitud de informe, seguimiento, un trámite y su respuesta. Los modelos 5 y 6 forman un intercambio: la solicitud de sala y la confirmación. Cada botón copia la nota completa.
La acción solicitada coincide con la casilla marcada y se pide confirmar disponibilidad.
[Nombre de la organización]
NOTA INTERNA núm. NI/098/2026
Fecha: 12 de octubre de 2026
Para: [Nombre], Coordinación de Ventas
De: [Nombre], Jefatura de Ventas
Asunto: Asistencia a reunión de seguimiento comercial
Finalidad: [X] Encargarse del asunto [ ] Solo información
Te solicito asistir a la reunión del 13 de octubre de 2026, de 10:00 a 11:00 horas, en la sala de juntas del departamento de Ventas, ya que no podré acudir. La sesión tratará el calendario de entregas y las incidencias pendientes.
Por favor, confirma tu disponibilidad hoy, 12 de octubre, antes de las 16:00, en [canal interno]. Si no puedes asistir, avísame para coordinar otra opción. Lleva la relación de incidencias del área y toma nota de los asuntos que requieran seguimiento.
Tu participación será para comunicar el estado del área y recoger información; cualquier compromiso de recursos deberá consultarse con la Jefatura. Al terminar, agradeceré un breve resumen por [canal interno], antes de las 13:00 del mismo día.
Atentamente,
[Nombre y cargo de quien remite]
[Firma o identificación prevista por la organización]
Acuse, si el procedimiento requiere este registro:
Recibido por: [nombre]
Fecha y hora reales de recepción: [fecha y hora]
[Firma o constancia de recepción correspondiente]
La casilla principal es «Encargarse del asunto»; el resumen posterior es parte del encargo. El acuse registra recepción y no sustituye la confirmación de disponibilidad.
MODELO 02
Nota para informar de un cambio de sala
Comunica un dato ya confirmado sin añadir tareas ni exigir una respuesta innecesaria.
[Nombre de la organización]
NOTA INTERNA núm. NI/104/2026
Fecha: 14 de octubre de 2026
Para: Equipo de Atención a Usuarios
De: [Nombre], Coordinación de Formación
Asunto: Cambio de sala del taller del 16 de octubre
Finalidad: Para su información
Se informa que el taller de atención a usuarios del 16 de octubre de 2026 se realizará en la sala 2 del edificio B. Esta sala sustituye a la sala 1 del edificio A, indicada en la convocatoria del 9 de octubre.
La fecha y el horario se mantienen: 16 de octubre, de 9:00 a 11:00 horas. La reserva de la nueva sala está confirmada para el taller. El cambio de espacio no modifica la lista de participantes ni el contenido de la sesión.
Esta nota es informativa y no requiere respuesta. Para dudas de ubicación, pueden contactar a [nombre y cargo] en [canal interno].
Atentamente,
[Nombre y cargo de quien remite]
[Firma o identificación prevista por la organización]
Usa «no requiere respuesta» cuando sea cierto en tu organización. Si además necesitas una acción, descríbela y cambia la finalidad para que el mensaje no se limite a «información».
MODELO 03
Nota para solicitar un informe escrito
Define el producto esperado, su periodo y el plazo, en lugar de marcar una casilla sin explicar qué debe entregarse.
[Nombre de la organización]
NOTA INTERNA núm. NI/110/2026
Fecha: 15 de octubre de 2026
Para: [Nombre], Responsable de Almacén
De: [Nombre], Coordinación Administrativa
Asunto: Informe de movimientos de material de septiembre
Finalidad: Informe escrito
Solicito un informe de los movimientos de material de oficina comprendidos entre el 1 y el 30 de septiembre de 2026, ambos días incluidos, para conciliar los registros del área.
Por cada artículo, incluye su identificador, unidad de medida, saldo inicial, entradas, salidas y saldo final registrado. Señala por separado devoluciones, ajustes o diferencias que requieran explicación; no combines cajas y piezas sin indicar la conversión utilizada.
Por favor, envía el informe y la tabla de detalle por [canal interno] antes del 20 de octubre a las 12:00 horas. Si falta algún registro, identifícalo como pendiente de comprobar y comunica la dificultad antes del 19 de octubre para acordar cómo atenderla.
La entrega del informe no implica que las diferencias hayan quedado conciliadas. La Coordinación revisará la información y comunicará las aclaraciones necesarias.
Atentamente,
[Nombre y cargo de quien remite]
[Firma o identificación prevista por la organización]
Aquí sí corresponde «Informe escrito»: se especifican contenido, periodo, formato y entrega. No conviertas datos pendientes en ceros para completar la tabla.
MODELO 04
Nota de seguimiento de una tarea
Pide avances de un encargo identificado y fija qué comunicar en cada actualización.
[Nombre de la organización]
NOTA INTERNA núm. NI/114/2026
Fecha: 16 de octubre de 2026
Para: [Nombre], Coordinación de Archivo
De: [Nombre], Jefatura Administrativa
Asunto: Seguimiento de la revisión de 24 cajas
Referencia: Nota interna NI/106/2026, de 14 de octubre de 2026
Finalidad: Mantener informado
Sobre la revisión de las 24 cajas identificadas en la nota de referencia, solicito una actualización al cierre del 19 y del 21 de octubre, por [canal interno], para coordinar el trabajo pendiente.
En cada actualización indica cuántas cajas se han revisado por completo, cuántas siguen pendientes y qué incidencias afectan al avance. Cuenta cada caja una sola vez. Si hay cajas en proceso, inclúyelas entre las pendientes y acláralo en una nota.
Si surge un impedimento que requiera una decisión antes de esas fechas, comunícalo cuando se detecte, sin esperar al siguiente informe. Al terminar la revisión, informa de su cierre y de las incidencias que permanezcan abiertas.
Esta comunicación solicita seguimiento del encargo; no modifica su alcance ni establece que las 24 cajas deban estar terminadas el día 21.
Atentamente,
[Nombre y cargo de quien remite]
[Firma o identificación prevista por la organización]
Las fechas son de actualización, no una promesa de finalización. Si se informan 18 cajas completas, quedan 6 pendientes; una caja en proceso no cuenta como terminada.
MODELO 05
Nota para tramitar una solicitud
Encarga una gestión concreta y una confirmación de estado sin dar por concedido lo solicitado.
[Nombre de la organización]
NOTA INTERNA núm. NI/118/2026
Fecha: 19 de octubre de 2026
Para: [Nombre], Responsable de Servicios Generales
De: [Nombre], Coordinación de Formación
Asunto: Trámite de reserva de sala para el taller del 23 de octubre
Finalidad: Favor de tramitar
Prioridad: Respuesta a más tardar el 21 de octubre a las 15:00; se necesita informar la sede a participantes
Solicito gestionar una sala con 25 asientos para el taller del 23 de octubre de 2026, de 10:00 a 12:00 horas. Se prevén 22 participantes, dos facilitadores y una persona de apoyo: 25 personas en total.
La sala debe permitir la instalación de un proyector y estar disponible desde las 9:30 para preparar la sesión. Por favor, consulta disponibilidad y comunica por [canal interno], a más tardar el 21 de octubre a las 15:00, la sala confirmada y sus condiciones de uso.
Si no hay una opción adecuada, informa de las alternativas para que la Coordinación decida. No se anunciará una sede a los participantes hasta recibir la confirmación. Cualquier contratación o gasto que resulte necesario deberá someterse al trámite de autorización correspondiente.
Atentamente,
[Nombre y cargo de quien remite]
[Firma o identificación prevista por la organización]
La prioridad tiene una razón y una fecha útiles. Tramitar una reserva no equivale a concederla ni autoriza a contratar un espacio por cuenta propia.
MODELO 06
Nota de respuesta con copia y archivo
Comunica el resultado del trámite anterior, identifica quién recibe copia y qué registro debe conservarse.
[Nombre de la organización]
NOTA INTERNA núm. NI/121/2026
Fecha: 20 de octubre de 2026
Para: [Nombre], Coordinación de Formación
De: [Nombre], Responsable de Servicios Generales
Asunto: Confirmación de sala para el taller del 23 de octubre
Referencia: Nota interna NI/118/2026, de 19 de octubre de 2026
Finalidad: Dar respuesta y enviar copia; archivar en el expediente de la actividad
Copia: [Nombre], Responsable de Recepción, para coordinar el acceso
En respuesta a la nota de referencia, confirmo la reserva de la sala 3 para el 23 de octubre de 2026, de 9:30 a 12:30 horas. Cuenta con 30 asientos y conexión eléctrica para el proyector. El horario incluye la preparación desde las 9:30, el taller de 10:00 a 12:00 y el cierre hasta las 12:30.
La Coordinación de Formación aportará el proyector y designará a la persona que recogerá y devolverá la llave en Recepción. Por favor, comunique su nombre por [canal interno] antes del 22 de octubre a las 12:00.
Se envía copia a Recepción para coordinar el acceso. Servicios Generales conservará esta respuesta y la nota NI/118/2026 en [ruta del expediente de la actividad]. La confirmación cubre la sala; no incluye otros equipos ni servicios.
Atentamente,
[Nombre y cargo de quien remite]
[Firma o identificación prevista por la organización]
Este ejemplo supone una reserva efectivamente confirmada. Antes de usarlo, comprueba ese estado, envía la copia anunciada y conserva los documentos según el procedimiento de tu organización.
La finalidad debe coincidir con el mensaje
«Para su información» comunica datos; «Informe escrito» pide un documento; «Encargarse del asunto» asigna o solicita una tarea concreta. Una casilla no sustituye la explicación: el cuerpo debe indicar qué hay que hacer, con qué alcance y para cuándo.
Si pides asistir a una reunión, marca o escribe una finalidad de encargo. Si además necesitas un resumen, indícalo. Marcar solo «Informe escrito» y pedir únicamente asistencia deja dudas sobre el resultado esperado.
Urgente es una prioridad, no una finalidad. Explica por qué se necesita atención y qué fecha importa. «Urgente» no dice si el destinatario debe informarse, responder, tramitar o archivar.
Una nota interna puede cumplir funciones parecidas a un memorándum. Utiliza la denominación que adopte tu organización; el nombre del documento no demuestra por sí solo que quien escribe pueda impartir una orden o comprometer recursos.
Partes de una nota interna
Organización y número: identificación de la entidad y folio, si el sistema lo utiliza.
Fecha: día, mes y año; evita depender solo de «hoy» o «mañana».
Para y De: nombres, cargos o áreas suficientes para identificar a las personas implicadas.
Asunto: tema concreto de la comunicación.
Finalidad y prioridad: casilla o texto que coincidan con el mensaje, cuando el formato incluya estos campos.
Mensaje u observaciones: datos, acción, responsable, alcance y fecha cuando correspondan.
Identificación del emisor: firma o mecanismo que prevea el canal de la organización.
Referencia, copias y acuse: solo cuando procedan; identifica el antecedente y a quienes deben recibir copia.
No es obligatorio disponer de una lista de opciones en todos los formatos. Por ejemplo, la Oficina de Convenios de la UNED publica un modelo de nota interna para un envío concreto a Secretaría General. Ese uso institucional ilustra la importancia de seguir el formato de la gestión, sin convertirlo en una regla para todas las organizaciones.
Cómo interpretar las opciones de una nota
Opción
Qué debe aclarar el mensaje
Para su información
Qué cambia o qué se comunica; si hace falta alguna respuesta
Informe escrito
Contenido, periodo, formato, destinatario y fecha de entrega
Mantener informado
Sobre qué dar seguimiento y cuándo actualizar
Encargarse del asunto
Tarea, alcance, responsable y límites del encargo
Archivar
Qué documento conservar y en qué expediente o ubicación
Dar respuesta y enviar copia
A quién responder y quién necesita la copia
Favor de tramitar
Gestión solicitada y modo de comunicar su estado
Urgente
Motivo de prioridad y fecha útil, además de la acción requerida
Si marcas varias opciones, explica su relación. En el modelo 6 se responde a la solicitud, se copia a Recepción para coordinar el acceso y se conservan ambas notas en el expediente de la actividad.
Qué revisar y cómo registrar la recepción
Comprueba que las fechas sean completas y que las referencias coincidan. La respuesta NI/121/2026 cita la solicitud NI/118/2026 del 19 de octubre. Una sala de 30 asientos admite a las 25 personas previstas; la reserva de 9:30 a 12:30 abarca preparación, taller y cierre.
En un seguimiento, distingue avances de resultados finales. De 24 cajas, si 18 están revisadas por completo, quedan 6 pendientes. Las cajas en proceso deben contarse una sola vez y seguir entre las pendientes hasta terminar la revisión.
Recibir, confirmar disponibilidad y completar una tarea son estados diferentes. Cuando se use un acuse, la persona que recibe debe registrar los datos reales en el momento que corresponda. No llenes anticipadamente su firma ni una hora supuesta. La constancia de recepción no demuestra por sí sola conformidad con el encargo o cumplimiento.
Si necesitas una respuesta, pídela expresamente e indica el canal. En el primer modelo, el acuse no confirma que la destinataria o el destinatario pueda acudir a la reunión. En el aviso del cambio de sala, el supuesto indica que no se requiere respuesta.
Errores frecuentes
Marcar una opción distinta de la acción. El encabezado y el cuerpo deben pedir lo mismo.
Escribir solo «urgente». Añade motivo, acción y fecha.
Usar «mañana» sin fecha completa. Una nota puede leerse después de su emisión.
No identificar a quien debe actuar. Nombra a la persona o al área responsable.
Tratar toda recepción como aceptación. Separa acuse, disponibilidad, autorización y cumplimiento.
Ordenar «enviar copia» sin destinatario. Indica quién la necesita y para qué.
Pedir «archivar» sin ubicación. Identifica el expediente y los documentos correspondientes.
Presentar un formato como obligatorio para todas las entidades. Comprueba el procedimiento aplicable.
Anunciar una gestión como terminada mientras sigue pendiente. Diferencia solicitud, trámite y confirmación.
UNED, Oficina de Convenios. Modelos. Catálogo institucional que incluye una nota interna de envío de convenios a Secretaría General. Se cita como ejemplo de un uso específico, no como norma general de estructura o firmas.
Consulta: 11 de octubre de 2026. Modelos ficticios de Ejemplode Network; adáptalos al procedimiento de tu organización.
