INFORMÁTICA
10 funciones de Excel con ejemplos y fórmulas
Sumar movimientos, contar registros, calcular una media o comprobar condiciones: estos diez ejemplos muestran qué datos introducir, qué fórmula escribir y cómo interpretar el resultado.
Excel es una aplicación de hoja de cálculo: organiza los datos en filas y columnas. Sus funciones reciben argumentos, como números, textos o referencias a celdas, y devuelven un resultado. Elegir el rango y el tipo de dato correcto es tan importante como escribir el nombre de la función.
Cómo reproducir los ejemplos
Cada ejemplo utiliza una hoja independiente. Introduce los datos en las celdas indicadas y coloca las fórmulas en una celda libre, fuera del rango de entrada. Los datos son ficticios.
Las fórmulas se muestran con nombres en español y punto y coma entre argumentos. El separador depende de la configuración regional: algunas instalaciones requieren comas. No confundas el separador de argumentos con los dos puntos de un rango.
Las diez funciones mostradas y el operador & ya estaban disponibles en Excel 2007. CONCATENAR sigue documentada en versiones actuales por compatibilidad; CONCAT es posterior y no debe usarse para reproducir una fórmula en Excel 2007. Si utilizas una versión reciente, comprueba las funciones que ofrece tu instalación.
1. SUMA: Sumar cantidades y ajustes
SUMA añade valores numéricos de las referencias o argumentos indicados.
Un registro ficticio contiene tres cantidades. El ajuste negativo resta al total.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Movimiento |
| B1 | Cantidad |
| A2 | Entrada |
| B2 | 12 |
| A3 | Entrada |
| B3 | 6 |
| A4 | Ajuste |
| B4 | -3 |
=SUMA(B2:B4)Resultado: 15. 12 + 6 − 3 = 15.
=SUMA(B2;B4)Resultado: 9. Suma dos celdas separadas: 12 − 3 = 9. No incluye B3.
Los dos puntos delimitan un rango continuo. El punto y coma separa argumentos en la configuración usada aquí. No incluyas la celda del resultado dentro de su propio rango.
2. CONTAR: Contar números, no todas las celdas
CONTAR cuenta los números del rango; CONTARA permite contar también otros valores.
Hay números, un dato pendiente, una celda vacía y un número guardado como texto.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Registro |
| B1 | Dato |
| A2 | Uno |
| B2 | 12 |
| A3 | Dos |
| B3 | 0 |
| A4 | Tres |
| B4 | pendiente |
| A5 | Cuatro |
| B5 | (vacía) |
| A6 | Cinco |
| B6 | 9 (texto: escribe un apóstrofo antes del 9) |
=CONTAR(B2:B6)Resultado: 2. Cuenta 12 y 0. El 9 guardado como texto, la palabra y el blanco no son números de este rango.
=CONTARA(B2:B6)Resultado: 4. CONTARA cuenta las cuatro celdas no vacías, incluidos los textos.
Para reproducir el texto numérico escribe un apóstrofo antes de 9: '9. El apóstrofo indica texto y no forma parte del valor mostrado. CONTARA también cuenta una celda cuya fórmula devuelve texto vacío; no equivale a contar solo lo que se ve.
3. MAX: Encontrar el mayor entre valores negativos
MAX devuelve el mayor valor numérico del rango.
Tres temperaturas ficticias están por debajo de cero.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Medición |
| B1 | Temperatura |
| A2 | Primera |
| B2 | -4 |
| A3 | Segunda |
| B3 | -9 |
| A4 | Tercera |
| B4 | -2 |
=MAX(B2:B4)Resultado: -2. −2 es mayor que −4 y −9: está más cerca de cero.
=MAX(B2:B4;0)Resultado: 0. Al añadir cero como argumento, ese valor pasa a ser el máximo.
MAX devuelve un valor, no el nombre ni la posición de la medición. Añadir un cero por comodidad puede cambiar el resultado.
4. MIN: Encontrar el menor sin confundir blanco y cero
MIN devuelve el menor valor numérico del rango.
Comparamos tres tiempos ficticios en minutos; B5 está realmente vacía.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Intento |
| B1 | Minutos |
| A2 | Uno |
| B2 | 8 |
| A3 | Dos |
| B3 | 3 |
| A4 | Tres |
| B4 | 6 |
| A5 | Sin dato |
| B5 | (vacía) |
=MIN(B2:B5)Resultado: 3. El blanco no se convierte en una medición de cero.
=MIN(B2:B5;0)Resultado: 0. Esta fórmula introduce un cero explícito y cambia el mínimo.
Si el rango no contiene ningún número, MIN devuelve cero; ese resultado no demuestra que se haya registrado un cero. Revisa los datos antes de interpretarlo.
5. PROMEDIO: Calcular una media incluyendo el cero
PROMEDIO calcula la media aritmética de los números seleccionados.
Tres valores numéricos, una celda vacía y un texto muestran qué entra en la media.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Registro |
| B1 | Valor |
| A2 | Uno |
| B2 | 12 |
| A3 | Dos |
| B3 | 6 |
| A4 | Tres |
| B4 | 0 |
| A5 | Cuatro |
| B5 | (vacía) |
| A6 | Cinco |
| B6 | pendiente |
=PROMEDIO(B2:B6)Resultado: 6. Suma 18 y divide entre los tres números. El cero sí cuenta.
=PROMEDIO(B2:B3)Resultado: 9. Este rango excluye B4: (12 + 6) / 2 = 9.
Un dato ausente no es lo mismo que cero. Si no hay números en el rango, PROMEDIO produce un error de división por cero, no una media de cero.
6. SI: Elegir entre dos resultados
SI devuelve una alternativa cuando una condición es verdadera y otra cuando es falsa.
La regla ficticia de un ejercicio considera suficiente una puntuación de al menos 6.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Persona |
| B1 | Puntuación |
| A2 | Ana |
| B2 | 6 |
| A3 | Luis |
| B3 | 5 |
=SI(B2>=6;"Cumple";"No cumple")Resultado: Cumple. El límite está incluido porque se usa >=.
=SI(B3>=6;"Cumple";"No cumple")Resultado: No cumple. 5 es menor que 6: se devuelve la segunda alternativa.
Los resultados de texto van entre comillas rectas. SI devuelve un valor; por sí sola no envía avisos ni aplica formato a la celda.
7. CONTAR.SI: Contar según un criterio
CONTAR.SI cuenta celdas que cumplen un criterio.
Un listado ficticio mezcla estados repetidos y cantidades.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Estado |
| B1 | Cantidad |
| A2 | Listo |
| B2 | 12 |
| A3 | Pendiente |
| B3 | 6 |
| A4 | Listo |
| B4 | 0 |
| A5 | En revisión |
| B5 | 8 |
=CONTAR.SI(A2:A5;"Listo")Resultado: 2. Hay dos celdas con ese estado.
=CONTAR.SI(B2:B5;">=8")Resultado: 2. 12 y 8 cumplen la condición.
=CONTAR.SI(B2:B5;">"&B3)Resultado: 2. El operador se une al valor de B3, que es 6; se cuentan 12 y 8.
CONTAR.SI cuenta coincidencias, no suma sus cantidades. Es una función propia con rango y criterio, no una escritura abreviada de CONTAR seguida de SI.
8. Y: Comprobar tres requisitos simultáneos
Y devuelve VERDADERO cuando todas las condiciones evaluadas son verdaderas.
Para una actividad ficticia se exige puntuación de al menos 6, asistencia de al menos 80 y entrega marcada como Sí. La asistencia se introduce en escala de 0 a 100.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Puntuación |
| B1 | Asistencia |
| C1 | Entrega |
| A2 | 7 |
| B2 | 85 |
| C2 | Sí |
| A3 | 7 |
| B3 | 70 |
| C3 | Sí |
=Y(A2>=6;B2>=80;C2="Sí")Resultado: VERDADERO. Los tres requisitos se cumplen.
=Y(A3>=6;B3>=80;C3="Sí")Resultado: FALSO. Una condición falsa basta: 70 no llega a 80.
Y admite más de dos condiciones. No escribas 85 % en B2 para este modelo: 85 % se almacena como 0,85, mientras el umbral de la fórmula es 80.
9. O: Comprobar si basta una alternativa
O devuelve VERDADERO cuando al menos una condición evaluada es verdadera.
Un pedido ficticio se revisa si es urgente, si tiene una incidencia o si lleva más de tres días.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Urgente |
| B1 | Incidencia |
| C1 | Días |
| A2 | No |
| B2 | Sí |
| C2 | 2 |
| A3 | No |
| B3 | No |
| C3 | 3 |
=O(A2="Sí";B2="Sí";C2>3)Resultado: VERDADERO. La incidencia hace verdadera la expresión, aunque las otras dos condiciones sean falsas.
=O(A3="Sí";B3="Sí";C3>3)Resultado: FALSO. No hay urgencia ni incidencia, y tres días no son más de tres.
O también devuelve VERDADERO cuando se cumplen dos o todas las condiciones. No significa que tenga que cumplirse exactamente una.
10. CONCATENAR: Unir texto con un separador
CONCATENAR une fragmentos de texto; el operador & también permite hacerlo.
Dos celdas contienen un nombre y un apellido ficticios.
| Celda | Dato |
|---|---|
| A1 | Nombre |
| B1 | Apellido |
| A2 | Ana |
| B2 | López |
=CONCATENAR(A2;" ";B2)Resultado: Ana López. El espacio entre comillas separa las dos partes.
=A2&" "&B2Resultado: Ana López. El operador & une los mismos elementos.
=CONCATENAR(A2;B2)Resultado: AnaLópez. Sin separador, los textos quedan pegados.
Unir valores no combina físicamente las celdas ni conserva automáticamente el formato visual de números o fechas. El espacio es un argumento de texto, no decoración de la fórmula.
Qué tipo de función necesitas
- Cálculo y resumen: SUMA agrega valores; CONTAR, MAX, MIN y PROMEDIO son funciones estadísticas para contar o resumir datos.
- Condiciones: SI elige un resultado; Y y O combinan pruebas lógicas. CONTAR.SI cuenta según un criterio y se clasifica entre las funciones estadísticas.
- Texto: CONCATENAR une valores de texto con los separadores que indiques.
Una función puede formar parte de una fórmula más amplia. Los ejemplos separan cada tarea para que puedas reconocer sus argumentos y comprobar el resultado.
Ocho ejercicios
- En SUMA, cambia B4 a −6. ¿Cuál es el total?
- En CONTAR, convierte B6 en número. ¿Qué cambia?
- ¿Cuál es el máximo entre −8, −2 y −5?
- ¿Una celda realmente vacía reduce automáticamente MIN a cero?
- ¿Cuál es la media de 10, 0 y una celda vacía?
- Con la regla de SI, ¿qué ocurre con 6?
- ¿CONTAR.SI suma las cantidades coincidentes?
- Si tres condiciones son verdaderas, ¿qué devuelven Y y O?
Ver respuestas
- 12 + 6 − 6 = 12.
- CONTAR devuelve 3; CONTARA sigue devolviendo 4.
- −2.
- No: MIN omite los blancos en el rango.
- 5: se divide 10 entre los dos números.
- Cumple: el operador >= incluye el límite.
- No, cuenta celdas que cumplen el criterio.
- Ambas devuelven VERDADERO; O no es exclusiva.
Errores que conviene evitar
- Tratar un dato ausente como un cero real.
- Suponer que CONTAR incluye cualquier texto o celda ocupada.
- Introducir porcentajes decimales en una comparación diseñada para la escala de 0 a 100.
- Olvidar las comillas del texto o de los criterios de CONTAR.SI.
- Incluir la celda de resultado en el rango de su propia fórmula.
- Confundir unir textos con combinar celdas.