12 ejemplos de sistemas informáticos y cómo funcionan

EJEMPLO 01

Sistema de nómina

Procesamiento por lotes

Para qué sirve: Preparar los pagos de un periodo a partir de registros revisados. En este modelo se calcula una nómina mensual de una empresa ficticia.

Componentes: Computadora y almacenamiento como hardware; sistema operativo, aplicación de nómina y base de datos como software. El personal de nómina introduce incidencias y una persona autorizada revisa el cierre.

Entrada y proceso: El sistema recibe identificador del empleado, periodo, importe base, complementos y descuentos. Agrupa los registros del mes y aplica las reglas configuradas.

Resultado del ejemplo: Con 1.200 unidades monetarias de base, 100 de complemento y 80 de descuento, el importe resultante es 1.220. Es una cuenta hipotética, no una regla laboral o fiscal.

Control importante: Una segunda ejecución no debe generar otro pago del mismo empleado y periodo. Preparar un recibo y ejecutar una transferencia son operaciones diferentes.

EJEMPLO 02

Sistema de contabilidad

Registro y trazabilidad

Para qué sirve: Organizar documentos y movimientos para consultar qué se registró, cuándo y con qué respaldo.

Componentes: Estación de trabajo, escáner y almacenamiento; aplicación contable y base de datos. El equipo contable captura y revisa los registros, con permisos diferentes para consultar y corregir.

Entrada y proceso: Se incorpora una factura ficticia con identificador F-018, fecha, concepto e importe. El programa valida los campos y la vincula a su documento de respaldo.

Resultado del ejemplo: Una búsqueda por F-018 muestra un único registro y su archivo adjunto. El responsable puede localizarlo sin revisar todos los documentos uno por uno.

Control importante: Detectar un identificador repetido evita duplicar el documento. Que el programa acepte una entrada no demuestra que su clasificación contable sea correcta.

EJEMPLO 03

Sistema de administración de riesgo financiero

Análisis de escenarios

Para qué sirve: Comparar exposiciones bajo supuestos explícitos. El resultado depende tanto de los datos como del modelo configurado.

Componentes: Servidor de cálculo y estaciones de consulta; base de datos, motor de análisis y panel de resultados. Los analistas revisan supuestos y las personas responsables deciden cómo interpretar el informe.

Entrada y proceso: Un conjunto ficticio de posiciones vale 10.000 unidades monetarias. El ejercicio aplica una caída uniforme del 5 %, sin modelar otras variaciones ni costos.

Resultado del ejemplo: La disminución calculada es 500 y el valor del escenario es 9.500. Esto describe el supuesto elegido; no estima la probabilidad de que ocurra ni constituye una recomendación financiera.

Control importante: Guardar la fecha de los datos y la versión del modelo permite comparar resultados. Un escenario desfavorable no representa todos los riesgos posibles.

EJEMPLO 04

Sistema de administración financiera

Planificación de cobros y pagos

Para qué sirve: Mostrar entradas y salidas de dinero previstas en un periodo. Se diferencia del registro contable porque este ejemplo se centra en fechas de disponibilidad.

Componentes: Computadoras conectadas a un servidor; aplicación de tesorería y base de datos. El personal autorizado actualiza vencimientos y revisa el calendario.

Entrada y proceso: Se cargan un saldo inicial hipotético de 2.000, cobros previstos de 800 y pagos previstos de 600, todos en la misma moneda y periodo.

Resultado del ejemplo: Si todos se realizan en ese periodo, el saldo final proyectado es 2.200. El sistema puede mostrar aparte los movimientos previstos y los confirmados.

Control importante: Un saldo final positivo no garantiza disponibilidad todos los días: un pago puede vencer antes que un cobro. La proyección no equivale al saldo real de una cuenta.

EJEMPLO 05

Sistema de gestión de recursos humanos

Expedientes y permisos

Para qué sirve: Administrar datos de empleados, puestos y solicitudes internas. Aquí se utiliza para tramitar una petición de ausencia.

Componentes: Computadoras o teléfonos, red y servidor; portal de personal y base de datos. Intervienen la persona solicitante, su responsable y el equipo de recursos humanos.

Entrada y proceso: Una persona envía una solicitud con fechas. El programa registra su identificador y la mueve de «pendiente» a «aprobada» o «rechazada» cuando responde el responsable.

Resultado del ejemplo: La persona ve el estado actualizado y recursos humanos puede consultar la resolución. Enviar la solicitud no la convierte automáticamente en una ausencia aprobada.

Control importante: Consultar una solicitud propia no debe dar acceso a expedientes ajenos. La autorización del proceso y los permisos de acceso son controles distintos.

EJEMPLO 06

Sistema de solicitudes de crédito

Flujo de trabajo documental

Para qué sirve: Recibir y seguir solicitudes a través de varias etapas. El ejemplo se limita a comprobar si un expediente tiene sus campos y documentos requeridos.

Componentes: Dispositivo del solicitante y servidores; formulario, gestor de expedientes y almacenamiento. Participan solicitantes, personal revisor y administradores del servicio.

Entrada y proceso: El formulario recibe datos y adjuntos ficticios. Si falta un documento definido como obligatorio, el estado pasa a «documentación pendiente» y se indica qué completar.

Resultado del ejemplo: Tras entregar el archivo faltante, la solicitud puede quedar «lista para revisión». Ese estado no significa que el crédito esté aprobado.

Control importante: Distinguir validación de campos, revisión documental y decisión evita presentar un trámite automático como una evaluación completa. El seguimiento necesita fechas y responsables.

EJEMPLO 07

Sistema de punto de venta

Venta e inventario

Para qué sirve: Registrar una compra y actualizar las existencias asociadas a ella.

Componentes: Terminal, lector de códigos e impresora; aplicación de caja y base de datos de productos. La persona de caja atiende la venta y el equipo de inventario revisa las existencias.

Entrada y proceso: Se leen dos unidades del producto A a 3 unidades monetarias cada una y una del B a 4. Los precios del ejercicio son finales: no se añaden impuestos ni descuentos.

Resultado del ejemplo: El total es 10. Si antes había 20 unidades de A y 8 de B, tras confirmar la venta quedan 18 y 7. El ticket identifica la operación.

Control importante: Cancelar una venta o repetir el envío por un fallo de red requiere un tratamiento específico para no descontar dos veces el inventario. Un terminal aislado puede registrar localmente; sincronizarlo es otro proceso.

EJEMPLO 08

Sistema de administración inmobiliaria

Búsqueda y actualización

Para qué sirve: Mantener fichas de inmuebles y consultar sus características y disponibilidad.

Componentes: Computadoras, servidor y almacenamiento de fotografías; aplicación de gestión, buscador y base de datos. Los agentes actualizan fichas y las personas interesadas consultan la información permitida.

Entrada y proceso: Una ficha contiene identificador, zona, superficie y estado. Un filtro solicita inmuebles de la zona norte con al menos 60 m² y estado «disponible».

Resultado del ejemplo: Una ficha de 65 m² disponible en la zona norte cumple los tres criterios; otra de 55 m² no. El resultado depende de que las fichas estén actualizadas.

Control importante: Coincidir con el filtro no reserva el inmueble ni acredita sus condiciones legales. Cambiar el estado de una ficha debe quedar asociado a quien la actualiza.

EJEMPLO 09

Sistema de reclutamiento de personal

Seguimiento de candidaturas

Para qué sirve: Organizar candidaturas por vacante y seguir las etapas de selección.

Componentes: Dispositivos de candidatos y reclutadores, red y servidores; portal de empleo y gestor de candidaturas. Las personas de selección revisan los expedientes y coordinan entrevistas.

Entrada y proceso: Cada candidatura se vincula a una vacante. El sistema registra recepción, revisión, entrevista y cierre, sin mezclar solicitudes de puestos diferentes.

Resultado del ejemplo: La candidatura C-042 a la vacante V-008 aparece como «entrevista programada», con fecha y persona responsable. La misma persona podría tener otra candidatura en una etapa distinta.

Control importante: Un filtro por palabras no demuestra capacidad profesional ni ausencia de sesgo. Los criterios, la revisión humana y el acceso a los datos forman parte del funcionamiento del sistema.

EJEMPLO 10

Sistema de servicios bancarios

Transacciones relacionadas

Para qué sirve: Registrar operaciones y mantener coherencia entre los movimientos relacionados. Este modelo simplifica una transferencia interna entre dos cuentas ficticias.

Componentes: Terminal o aplicación, red y servidores; servicio de operaciones y base de datos transaccional. Los clientes solicitan operaciones y los equipos autorizados supervisan incidencias.

Entrada y proceso: La cuenta A tiene 500 y la B, 100. Una transferencia de 40 sin comisiones implica restar 40 a A y sumar 40 a B dentro de una operación conjunta.

Resultado del ejemplo: Al confirmar, los saldos son 460 y 140: la suma sigue siendo 600. Si falla la operación antes de confirmarse, el modelo debe conservar 500 y 100, sin dejar solo una de las dos modificaciones.

Control importante: La atomicidad evita confirmar cambios parciales dentro de una transacción. No garantiza por sí sola que el destinatario sea correcto ni que una solicitud esté autorizada. Los pagos entre entidades pueden involucrar procesos adicionales.

Sobre transacciones: [3]

EJEMPLO 11

Sistema de préstamos de una biblioteca

Servicio cotidiano compartido

Para qué sirve: Saber qué ejemplares están prestados y cuáles pueden retirarse.

Componentes: Computadora, lector de códigos y servidor; catálogo y programa de circulación. El personal de biblioteca registra operaciones y los lectores consultan el catálogo.

Entrada y proceso: Se escanea el identificador del lector y el del ejemplar. El sistema comprueba su disponibilidad y registra el préstamo con fecha de devolución.

Resultado del ejemplo: Si existen tres ejemplares de un título y uno está prestado, quedan dos disponibles. Cada copia necesita identificador propio, aunque las tres compartan título.

Control importante: Dos personas no deben recibir simultáneamente el mismo ejemplar. El título de un libro y una copia física concreta representan datos diferentes.

EJEMPLO 12

Sistema doméstico de riego automático

Control de un proceso físico

Para qué sirve: Activar o detener el riego a partir de lecturas y reglas configuradas; también produce acciones físicas, no solo informes.

Componentes: Sensor, microcontrolador y válvula; programa de control y registro de lecturas. La persona responsable instala, configura y mantiene el conjunto.

Entrada y proceso: Para una simulación se usa una escala de sensor de 0 a 100: se activa por debajo de 30, se detiene por encima de 40 y entre ambos umbrales se mantiene el estado. La escala no expresa un porcentaje universal de humedad del suelo.

Resultado del ejemplo: Partiendo de apagado, las lecturas 25, 35 y 45 producen encendido, encendido y apagado. Usar dos umbrales reduce cambios repetidos cerca de un único límite.

Control importante: Puede funcionar sin Internet. En una instalación real harían falta calibración y un comportamiento definido ante fallo del sensor o exceso de tiempo de riego; los umbrales del ejercicio no son una recomendación de cultivo.