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Acta de entrega de equipos: 7 modelos con inventario y observaciones

Un acta de entrega de equipos deja constancia de quién entrega, quién recibe, qué bienes cambian de custodia y en qué estado se reciben. Lo esencial es identificar cada equipo, sus accesorios y las pruebas, diferencias o revisiones pendientes.

Estos seis casos ficticios y una plantilla editable cubren asignación, devolución, renovación, mantenimiento y entrega parcial. Copia el modelo que corresponda y adapta sus datos; los identificadores DEMO son ejemplos, no números de serie de equipos reales.

7 ejemplos de acta de entrega de equipos

Los botones copian el documento completo. Las pruebas descritas pertenecen a los supuestos educativos: en tu acta, registra solo las que realmente se hayan realizado. Las referencias a solicitudes o autorizaciones son datos del caso, no acreditaciones adjuntas.

  1. Devolución de computadora con identificación pendiente
  2. Asignación de una computadora portátil
  3. Devolución con accesorio faltante y marca visible
  4. Renovación: devolución de un equipo y asignación de otro
  5. Entrega temporal a mantenimiento
  6. Entrega parcial de varios equipos a un área
  7. Plantilla editable de entrega de equipos

MODELO 01

Devolución de computadora con identificación pendiente

Recibe el equipo y deja constancia de los datos que aún deben cotejarse.

ACTA DE DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Caso ficticio · Folio EE-01 México, D. F., 20 de mayo de 2012, 10:00 Entrega: Saúl Mendoza Díaz. Recibe: Rodrigo Gutiérrez B., responsable de recepción. Motivo: devolución de equipo asignado. BIENES RECIBIDOS 1. Computadora de escritorio identificada como HP. Cantidad: 1. Etiqueta provisional de recepción: R-01. Inventario institucional y serie del fabricante: pendientes de cotejo; R-01 no sustituye esos datos. 2. Monitor identificado como HP, diagonal declarada de 17 pulgadas. Cantidad: 1. Etiqueta provisional R-02. Modelo, serie y tecnología de pantalla pendientes de comprobación. 3. Cámara web identificada como HP, referencia declarada 849493IJ. Cantidad: 1. Etiqueta R-03. Modelo y serie por cotejar. 4. Bocinas identificadas como HP. Cantidad: 1 par, formado por 2 bocinas. Etiqueta de conjunto R-04. Sin prueba de audio en esta recepción. 5. Adaptador de alimentación. Cantidad: 1. Etiqueta R-05. Modelo y equipo al que pertenece por identificar; no se conecta mientras no se confirme compatibilidad. 6. Batería. Cantidad: 1. Etiqueta R-06. Tipo y equipo al que pertenece por identificar; no se presenta como batería interna de la computadora de escritorio. CONFIGURACIÓN DECLARADA, PENDIENTE DE COTEJO Procesador: fabricante y modelo pendientes. Frecuencia informada: 1,5 GHz, aún no verificada. La referencia 5789778 queda como dato por identificar; no se asigna como modelo del procesador. Almacenamiento: unidad declarada HP de 100 GB, interfaz SATA; identificación y capacidad por comprobar. Unidad óptica: grabadora DVD declarada HP, referencia 88668B78; modelo, serie y funcionamiento por comprobar. Memoria RAM declarada: 2 GB; tecnología y formato pendientes de identificación. No se deducen de la marca de la computadora. Sistema operativo y aplicaciones: nombres y versiones pendientes de inventario. No se certifica configuración de fábrica, licencia o ausencia de archivos por una revisión visual. REVISIÓN Y RESERVAS Se cotejaron las seis partidas y se etiquetaron para su custodia. Las bocinas se cuentan como un par; las demás partidas, como una unidad cada una. Los componentes internos no se suman como equipos separados. No se efectuaron pruebas funcionales en esta recepción. Quedan pendientes el encendido controlado, la imagen del monitor, lectura y grabación de DVD, cámara, audio y comprobación de configuración por soporte. Rodrigo coordinará la revisión con soporte el 21 de mayo y registrará los resultados y discrepancias el 23 de mayo. Los dos accesorios sin identificar permanecerán separados hasta su cotejo. Anexos externos: ninguno; relación incorporada en esta acta. Se acredita la recepción física de lo relacionado, con las reservas indicadas. No se declara perfecto funcionamiento ni liberación general de responsabilidades. Entrega: Saúl Mendoza Díaz [firma]. Recibe: Rodrigo Gutiérrez B. [firma].

Si falta una serie, identifica provisionalmente el objeto y deja pendiente el cotejo. No conviertas una referencia dudosa en una especificación confirmada.

MODELO 02

Asignación de una computadora portátil

Registra la entrega para uso laboral, los accesorios y el alcance de las pruebas realizadas.

ACTA DE ASIGNACIÓN DE EQUIPO Caso ficticio · Folio EE-02 Fecha: 12 de octubre de 2026, 09:00 Área: coordinación de proyectos. Entrega: Paula Gil, responsable de equipos. Recibe para uso laboral: Andrés Mora. INVENTARIO Computadora portátil: inventario EQ-21, marca y modelo [copiar de la etiqueta], serie de ejemplo DEMO-L21. Cantidad: 1. Adaptador de alimentación compatible según ficha del equipo: identificador AD-21, modelo [etiqueta], con su cable. Cantidad: 1 conjunto. Ratón: identificador MO-21, modelo [etiqueta]. Cantidad: 1. Funda: identificador FU-21. Cantidad: 1. La batería está integrada en la portátil; no se cuenta como una unidad adicional. COMPROBACIONES DEL SUPUESTO Se cotejó la serie DEMO-L21 y se encendió la portátil con el adaptador indicado. Arrancó el sistema y se probó la escritura de una línea con el teclado y el movimiento del puntero con el ratón. Se observó el indicador de carga; no se midió autonomía ni capacidad útil de la batería. Sin golpes visibles en la inspección exterior de esta entrega. Sistema y aplicaciones asignadas: [nombre, versión y referencia del inventario autorizado]. No incluir claves de activación ni contraseñas. USO Y SEGUIMIENTO Andrés recibe los cuatro elementos relacionados para el trabajo del área. La asignación no transfiere la propiedad del equipo. Paula registrará el cambio de persona responsable en el inventario el 12 de octubre. Las incidencias se comunicarán mediante el canal de soporte, citando EQ-21. Anexos externos: ninguno; el detalle está en esta acta. Entrega: Paula Gil [firma]. Recibe: Andrés Mora [firma].

Que aparezca el indicador de carga no demuestra cuánto dura la batería. Escribe la prueba concreta y evita una garantía global de funcionamiento.

MODELO 03

Devolución con accesorio faltante y marca visible

Permite recibir lo presente sin ocultar una devolución incompleta ni atribuir automáticamente la causa del daño.

ACTA DE DEVOLUCIÓN CON OBSERVACIONES Caso ficticio · Folio EE-03 Fecha: 13 de octubre de 2026, 15:00 Entrega: Laura Rey, usuaria asignada. Recibe: Iván Paz, almacén de equipos. Referencia de asignación: AS-14. RELACIÓN PREVISTA Y RECIBIDA Portátil EQ-14, serie de ejemplo DEMO-L14: prevista 1, recibida 1. Adaptador AD-14 con cable: previsto 1 conjunto, recibido 0; devolución pendiente. Ratón MO-14: previsto 1, recibido 1. Funda FU-14: prevista 1, recibida 1. Total: cuatro partidas previstas, tres recibidas y una pendiente. ESTADO OBSERVADO La tapa de la portátil presenta una marca lineal de aproximadamente 3 cm junto a la esquina derecha. Se describe lo observado; no se determina aquí cuándo ocurrió ni quién lo causó. Se cotejó la serie y el contenido de la funda. No se realizó prueba de encendido ni de batería. Ratón y funda recibidos físicamente, sin prueba funcional del ratón. PENDIENTES Laura revisará la ubicación del adaptador y comunicará el resultado el 14 de octubre. Iván registrará su recepción si se devuelve y emitirá una constancia complementaria que cite EE-03. Soporte revisará EQ-14 con una alimentación compatible y registrará el resultado antes del 16 de octubre. La marca visible y el accesorio faltante quedan abiertos para revisión; esta acta no calcula cargos ni determina responsabilidad por sí sola. Anexos externos: ninguno. Entrega: Laura Rey [firma]. Recibe con observaciones: Iván Paz [firma].

Un faltante no impide describir lo que sí llegó. Conserva la diferencia entre pendiente de devolución, daño observado y responsabilidad determinada.

MODELO 04

Renovación: devolución de un equipo y asignación de otro

Separa los dos movimientos para evitar que un reemplazo aparezca como una única entrega sin identificación.

ACTA DE SUSTITUCIÓN DE EQUIPO Caso ficticio · Folio EE-04 Fecha: 14 de octubre de 2026, 11:00 Participantes: Nora Sol, usuaria; Diego Ríos, responsable de equipos. Motivo: renovación programada. MOVIMIENTO A: DEVOLUCIÓN Nora entrega a Diego la portátil EQ-08, serie de ejemplo DEMO-L08, y el adaptador AD-08 con cable. Dos partidas recibidas. Se cotejaron identificadores y se realizó inspección exterior. Pruebas funcionales pendientes; el equipo queda en custodia de soporte. MOVIMIENTO B: NUEVA ASIGNACIÓN Diego entrega a Nora la portátil EQ-32, serie de ejemplo DEMO-L32, y el adaptador AD-32 con cable, compatible según ficha del equipo. Dos partidas recibidas. Se comprobó arranque y escritura con el teclado. No se verificaron todos los puertos ni la autonomía de batería. Marca y modelo de cada portátil y adaptador: [completar desde las etiquetas, manteniendo separados EQ-08 y EQ-32]. INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO Nora confirmó la apertura en EQ-32 de los tres documentos de trabajo incluidos en la lista MT-04 del supuesto. Esa comprobación no certifica una migración completa de todos los archivos. Diego coordinará la revisión del inventario de datos con Nora el 15 de octubre. No se autoriza borrar ni reasignar EQ-08 mediante esta acta; esas gestiones quedan sujetas al procedimiento del área. Balance de movimientos: una portátil devuelta y otra asignada; dos adaptadores distintos, uno en cada movimiento. Anexos externos: ninguno; MT-04 es una referencia del caso educativo. Devuelve EQ-08 y recibe EQ-32: Nora Sol [firma]. Recibe EQ-08 y entrega EQ-32: Diego Ríos [firma].

Distingue quién entrega y recibe en cada movimiento. Comprobar tres archivos no equivale a verificar toda una migración.

MODELO 05

Entrega temporal a mantenimiento

Documenta custodia para diagnóstico, sin dar por autorizada una reparación o sustitución de piezas.

ACTA DE ENTREGA A MANTENIMIENTO Caso ficticio · Folio EE-05 · Solicitud ST-52 Fecha: 15 de octubre de 2026, 10:00 Entrega: Elena Vidal, responsable del aula. Recibe para diagnóstico: Marcos León, soporte interno. EQUIPO Y ACCESORIOS Proyector PR-09, serie de ejemplo DEMO-P09, marca y modelo [etiqueta]: 1. Cable de alimentación CA-09: 1. Control remoto CR-09: 1, sin pilas entregadas. Funda: no se entrega ni se incluye en esta recepción. MOTIVO Y ESTADO Elena informa apagados intermitentes durante el uso. La incidencia queda registrada como reportada, no como diagnóstico de causa. Se cotejaron los tres elementos. No se reprodujo la falla ni se abrió el equipo durante la recepción. No se certifica funcionamiento ni se atribuye el problema a una pieza concreta. ALCANCE DEL ENCARGO Custodia temporal para diagnóstico según ST-52. No incluye autorización automática de cambio de piezas ni de gastos adicionales. Marcos comunicará el resultado del diagnóstico el 19 de octubre. Si se requiere intervención adicional, solicitará la autorización correspondiente antes de ejecutarla. La devolución se documentará mediante constancia vinculada a EE-05, con trabajo realizado, pruebas, elementos devueltos y observaciones. La fecha de devolución aún está por acordar. Anexos externos: ninguno. Entrega: Elena Vidal [firma]. Recibe para diagnóstico: Marcos León [firma].

Una falla reportada orienta la revisión, pero no prueba su causa. El diagnóstico, la autorización de reparación y la devolución son etapas diferentes.

MODELO 06

Entrega parcial de varios equipos a un área

Identifica cada unidad y mantiene visible la cantidad pendiente, sin sustituir series por un total genérico.

ACTA DE ENTREGA PARCIAL DE EQUIPOS Caso ficticio · Folio EE-06 Fecha: 16 de octubre de 2026, 12:00 Entrega: Clara Mesa, almacén interno. Recibe: Luis Vega, coordinación del aula. Referencia: solicitud SI-60 de cuatro monitores. UNIDADES RECIBIDAS Monitor MN-61, serie de ejemplo DEMO-M61, con cable CA-61: 1 conjunto. Monitor MN-62, serie de ejemplo DEMO-M62, con cable CA-62: 1 conjunto. Monitor MN-63, serie de ejemplo DEMO-M63, con cable CA-63: 1 conjunto. Marca, modelo y tamaño de cada unidad: [completar según sus etiquetas y fichas]. Recibidos: tres monitores y tres cables. El cable no se cuenta como un monitor adicional. PENDIENTE Monitor MN-64 y cable CA-64: no entregados. Serie de MN-64 por cotejar al recibirlo. No se incluye como recibido por estar previsto en la solicitud. Cantidad solicitada: 4 conjuntos. Recibida: 3. Pendiente: 1. REVISIÓN Se cotejaron las tres series recibidas. Cada monitor mostró la imagen de prueba durante cinco minutos con la conexión preparada por soporte. No se verificaron todos los puertos ni el funcionamiento prolongado. MN-62 presenta una marca superficial en la base; queda anotada sin impedir la recepción física. No se observó esa marca en los otros dos monitores durante la inspección. SEGUIMIENTO Clara confirmará el 19 de octubre la fecha de disponibilidad de MN-64. Cuando se entregue, ambas personas registrarán la recepción complementaria citando EE-06 y la serie cotejada. Anexos externos: ninguno; inventario incorporado en el documento. Entrega: Clara Mesa [firma]. Recibe parcialmente: Luis Vega [firma].

La recepción complementaria debe añadir la unidad pendiente sin volver a sumar las tres ya recibidas.

MODELO 07

Plantilla editable de entrega de equipos

Adapta el inventario al tipo de movimiento y registra pruebas, reservas y seguimiento.

ACTA DE ENTREGA DE EQUIPOS Organización y área: [datos] Folio y referencia de asignación, solicitud o servicio: [identificadores] Fecha, hora y lugar: [datos] Motivo: [asignación / devolución / renovación / traslado / mantenimiento / otro] Entrega: [nombre y función] Recibe: [nombre y función; precisar si recibe para uso, custodia o revisión] 1. INVENTARIO Descripción del equipo: [tipo] Inventario interno: [identificador] Marca y modelo: [datos cotejados] Número de serie: [dato cotejado; si no se puede leer, explicarlo y usar identificación provisional] Cantidad prevista: [número y unidad] Cantidad recibida: [número y unidad] Accesorios y componentes incluidos: [relación, cantidades e identificadores] Estado exterior: [observaciones concretas] [Repetir por cada equipo; no confundir componentes instalados con unidades adicionales.] 2. PRUEBAS Y CONFIGURACIÓN Pruebas realizadas: [qué se probó, quién, cuándo y resultado] Configuración cotejada: [datos y método de consulta, si corresponde] Pruebas o datos pendientes: [detalle] Software, información y accesos: [alcance de lo revisado; no incluir contraseñas ni claves de licencia] 3. DIFERENCIAS Y SEGUIMIENTO Elemento o incidencia: [detalle] Situación: [faltante / daño observado / diferencia de identificación / prueba pendiente] Próximo paso: [acción] Responsable: [nombre] Fecha acordada: [fecha] Constancia o referencia para el cierre: [identificador] 4. RECEPCIÓN Se recibe físicamente lo relacionado, con las observaciones y límites indicados. [Precisar conformidad únicamente respecto de lo comprobado. No declarar una liberación general de responsabilidades.] Anexos efectivamente acompañados: [enumerar o indicar ninguno] Entrega: [nombre y firma]. Recibe: [nombre, función y firma]. Revisión técnica, si corresponde: [nombre, resultado y firma o referencia].

Completa o elimina las instrucciones entre corchetes. Si hay devolución y nueva asignación, usa dos relaciones para que cada movimiento sea inequívoco.

Qué registra un acta de entrega de equipos

El acta ayuda al control de los bienes que utiliza una organización. Puede documentar su asignación inicial, devolución al terminar un encargo, sustitución, traslado o entrega a soporte. No se limita a la salida de una persona de la empresa.

Los equipos pueden formar parte del activo fijo o estar prestados, arrendados o sujetos a otro registro. Describe la situación que corresponda sin deducir propiedad o clasificación contable de la mera recepción. El acta documenta hechos y reservas; no debe prometer por sí sola un deslinde general ni disponibilidad inmediata para reasignar el equipo.

Qué datos debe incluir

  1. Folio, fecha, hora y lugar: permiten identificar la operación.
  2. Motivo y participantes: nombres, funciones y carácter en que se recibe.
  3. Referencia previa: asignación, solicitud, inventario o servicio relacionado.
  4. Equipo: tipo, inventario interno, marca, modelo, serie y cantidad.
  5. Accesorios: cables, adaptadores, controles, fundas u otros elementos efectivamente entregados.
  6. Estado y pruebas: observación exterior, comprobaciones realizadas y limitaciones.
  7. Diferencias y seguimiento: faltantes o datos por cotejar, responsable y fecha acordada.
  8. Recepción y firmas: alcance y anexos realmente acompañados; utiliza el procedimiento de tu organización cuando exista.

Cómo identificar y contar los equipos

Inventario interno, modelo y serie son campos diferentes. El inventario pertenece al control de la organización; el modelo identifica un tipo de producto; la serie permite distinguir una unidad dentro de su identificación de fabricante. Si una etiqueta es ilegible o los datos no coinciden, registra la discrepancia y un identificador provisional para el cotejo.

La guía de HP, sección «Etiquetas», muestra cómo distinguir serie, número de producto y modelo en los equipos que describe. Consulta la documentación del modelo concreto; no traslades automáticamente la ubicación de una etiqueta a todos los aparatos.

Cómo describir pruebas y observaciones

En lugar de «perfecto estado», escribe una comprobación delimitada: «el monitor mostró una imagen durante cinco minutos; otros puertos y uso prolongado pendientes». Si no hubo prueba, indícalo. Una inspección exterior, un encendido y un diagnóstico completo son comprobaciones distintas.

En Windows 11, Microsoft explica cómo consultar procesador y RAM en Configuración → Sistema → Acerca de. Usa la información consultada para completar el registro, indicando qué verificaste; esa consulta no certifica el estado físico del equipo.

Software, información y custodia

«Software de fábrica» no identifica por sí solo aplicaciones, versiones ni licencias. Cuando esos datos sean parte de la entrega, remite al inventario autorizado e indica lo revisado. No copies claves de activación, contraseñas ni información personal innecesaria en el acta.

Recibir una computadora no confirma que su información se haya migrado, respaldado o eliminado. Registra esas gestiones con su responsable y evidencia. La devolución, el diagnóstico, la autorización de reparación y la reasignación deben conservar sus estados propios.

Para una entrega a mantenimiento, deja claro si se recibe para diagnóstico y qué intervención está autorizada. Si falta un accesorio o una prueba, define el siguiente paso y vincula la constancia posterior al folio de esta entrega.

Errores frecuentes

Referencias

  1. Hewlett-Packard. Guía del usuario, 2014, sección «Etiquetas», páginas impresas 17–18. Identificación de serie, producto y modelo en los equipos descritos; no acredita las especificaciones de estos casos ficticios.
  2. Microsoft. Encontrar información sobre el dispositivo Windows. Consulta de modelo, procesador, memoria y almacenamiento.

Consulta: 11 de octubre de 2026. Modelos educativos de Ejemplode Network. Las fechas de seguimiento son acuerdos del supuesto, no plazos legales generales.